Gestern haben wir Ihnen einen Überblick über verschiedene Tools gegeben, mit deren Hilfe Sie auch im Home Office qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten rekrutieren können. Heute erfahren Sie, wie die Umsetzung in der Praxis aussieht. Dazu möchte ich die Erfahrungen teilen, die ich selbst während dieses Prozesses als neues Teammitglied von softfactors gemacht habe:
Jobinterview via Videocall, Onboarding im Slack-Meeting und sogar das informelle Feierabendgespräch mit dem Team funktioniert auf Distanz dank dem Webtool. Momentan müssen viele Unternehmen ihre Arbeitsweise wegen der COVID-19-Pandemie sehr schnell verändern und sich für neue Prozesse öffnen. Was diese Umstellungen für den Recruiting-Prozess – auch für die Zukunft – bedeuten, habe ich als neues Teammitglied von softfactors aus erster Hand erfahren.
Virtuelles Recruiting im Praxistest
Als ich Anfang Februar in Berlin an einem Video-Interview für eine Position bei softfactors in Zürich teilnahm, habe ich – wie wohl die meisten – nicht mit den einschneidenden Veränderungen gerechnet, die wenige Wochen später unaufhaltsam auf uns alle zukommen würden: Social Distancing und Home Office sind dabei die prägnantesten Schlagwörter. Vielmehr war die Möglichkeit, das Interview via Videocall zu führen, ein willkommenes Instrument, meine potenziellen Kolleginnen und Kollegen ohne grossen logistischen Aufwand kennenzulernen und sie von meinen Fähigkeiten zu überzeugen.
Die grosse Freude darüber, dass mir die Position schliesslich angeboten wurde und die Vorfreude, die ich bei der Planung meines Umzuges nach Zürich empfunden habe, wurden jäh von den besorgniserregenden Entwicklungen angesichts des sich rasant ausbreitenden Corona-Virus sowie der damit zusammenhängenden Veränderungen im Alltag getrübt. Die Schliessung der deutsch-schweizerischen Grenze machte Mitte März deutlich, dass es jetzt auf einen Plan B ankommen würde, der es mir ermöglichen würde, meine neue Stelle bei softfactors trotz dieser Umstände anzutreten.
Eine Belastungsprobe fürs digitale Onboarding
Nach dem erfolgreichen Online-Jobinterview war es nur logisch, dass ich nun auch die neue Stelle von Zuhause aus antreten würde: Das Onboarding lief virtuell in einem Slack-Meeting ab und die Einarbeitung in einzelne Projekte wurde via Slack-Call und Chat durchgeführt – das Screen-Sharing-Feature stellte sich dabei als besonders hilfreich heraus. Sogar auf das entspannte Beisammensein und Kennenlernen des restlichen Teams am Freitagabend musste nicht verzichtet werden – es wurde einfach in ein weiteres Videocall verlegt.
Natürlich ist es nicht in jeder Branche möglich, zu hundert Prozent auf Home Office umzustellen. Doch es ist in sehr vielen Bereichen problemlos möglich, wie unter anderem meine Erfahrung zeigt: Vom Recruiting bis zum Onboarding lässt sich beinahe jeder Schritt digital gestalten. Tatsächlich lässt sich eine gute Beziehung zum Bewerbenden auch virtuell herstellen und in den ersten Wochen der Einstellung verfestigen. Schliesslich sind es Transparenz bezüglich der Abläufe sowie gegenseitiges Vertrauen und Respekt, die eine stabile Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit schaffen, ob auf Distanz oder nicht.
Auch ein Probetag lässt sich beispielsweise digital gestalten: Die zu bearbeitenden Aufgaben können in Google Drive online geteilt werden und später im Videocall besprochen werden. Dabei kann auch gleich ausgelotet werden, ob sich die Kandidatin oder der Kandidat aufgrund der Arbeitsweise und Ansätze zur Problemlösung zum Team passen würde. Auch die Bewerbenden können sich so ein besseres Bild vom Unternehmen machen.
Nachhaltige Veränderungen angesichts der Krise
Während einige Umfragen, beispielsweise von Job.com, belegen, dass noch vor einigen Monaten fast die Hälfte der befragten Firmen Home Office ablehnten, sind nun beinahe alle Unternehmen dazu gezwungen, diese Möglichkeit schnell in ihrem Arbeitsalltag zu implementieren, um ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so gut wie möglich zu schützen, aber auch um ihrem Tagesgeschäft weiter nachgehen zu können.
Vertrauen ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Alle Teammitglieder müssen sich stets aufeinander verlassen können und gleichzeitig ist jeder und jede gefordert, flexibel zu agieren, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. Kommunikation ist unterdessen der Eckstein, auf den sich alle Prozesse stützen: Regelmässige Absprachen sind dabei unabdingbar – ob via Telefon oder Videokonferenz.
Bereits jetzt ist sicher, dass die aktuelle Situation das Arbeitsleben spürbar verändern wird. Viele Unternehmen merken: Was notgedrungen als Interimslösung wahrgenommen wurde, hat sich im Praxistest schnell als valide Methode für die Zukunft erwiesen. Dabei kristallisiert sich allmählich heraus, worauf es ankommt, damit sich das Home Office als gängige Alternative zum klassischen Arbeitsalltag im Büro etablieren kann:
- Digitalisierung: Die Investition in die digitale Umstellung von Unternehmen zahlt sich für diese nun aus: Eine funktionierende Infrastruktur ermöglicht es, die täglichen Abläufe ohne grössere Herausforderungen unabhängig vom Büro weiterhin zu sichern; ein Computer und eine stabile Internetverbindung genügen.
- Unternehmenskultur: Gerade jetzt ist es von grösster Bedeutung, die Leitsätze und Regeln, die zentral für das Unternehmen sind, klar in den Vordergrund zu stellen. Das hilft dem Team, in der ungewohnten Situation Orientierung zu gewinnen und die Arbeitsabläufe besser an die veränderten Gegebenheiten anzupassen.
- Zeitmanagement: Die Einführung von flexiblen und individuellen Arbeitszeiten ist im Moment besonders wichtig. Die reguläre Ordnung ist ausser Kraft gesetzt und so können manche Mitarbeitenden erst am Nachmittag oder Abend an Videocalls etc. teilnehmen, weil sie beispielsweise Kinder haben, die im Homeschooling betreut werden müssen.
- Kommunikation: Eine klare Kommunikation von Zuständigkeiten ermöglicht es, dass alle Mitarbeitenden den Überblick über ihre Projekte ausserhalb der gewohnten Office-Atmosphäre behalten. Ein wegweisendes Management auf allen Ebenen ist dabei unumgänglich.
- Empathie: Mit einer effektiven Kommunikationsstrategie geht ein empathischer Umgang unter einander einher. Gerade fällt es nicht allen leicht, von dem Krisenmodus Abstand zu gewinnen, sodass es umso wichtiger ist, mit Geduld und Verständnis aufeinander zuzugehen.
- Teamarbeit: Ein funktionierendes Team, dessen Mitglieder sich stets aufeinander verlassen können, ist eine echte Erfolgsgarantie, die es dem Unternehmen ermöglicht, sich möglichst flexibel an die sich stetig verändernde Situation anzupassen. Transparenz bezüglich aller Prozesse muss dabei die oberste Maxime sein.
Aus der Krise für bessere Zeiten lernen
Diese Krise hat uns bereits einiges gelehrt und nun gilt es, aus den neuen Erkenntnissen zu schöpfen und die gesammelten Erfahrungen zu evaluieren, sobald wieder Normalität eingekehrt ist. Die digitalen Hilfsmittel, die gerade ein rettendes Instrument für viele Unternehmen darstellen, haben sich dabei als langfristige Lösungen profiliert, die nach der Überbrückung der Corona-Krise zur Effizienz verschiedener Abläufe beitragen werden.
Viele erleben gerade, dass die Arbeit im Home Office keine nennenswerten Einbussen mit sich bringt, sondern alle wichtigen Prozesse im Arbeitsalltag weiterhin ermöglicht, auch die Besetzung vakanter Positionen.
Somit ist eins sicher: Die Recruiting-Uhr steht nicht still – wenn sie auch momentan zugegebenerweise langsamer tickt –, die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften versiegt nie. softfactors unterstützt Sie bei der Suche nach qualifiziertem Personal: Dank unserer Cloud basierten End-to-End-Bewerbungslösung finden wir gemeinsam den optimalen Neuzugang für Ihr Team – selbst, wenn Sie im Home Office sind. Das Webtool ist jederzeit digital von überall zugänglich und bietet eine Zufriedenheitsquote von 93 Prozent. Unsere Software bewertet die Bewerbenden immer spezifisch im Hinblick auf die jeweilige Position und bietet Ihnen anstelle einer allgemeinen Analyse eine präzise Aussage darüber, ob die Bewerbenden zur ausgeschriebenen Stelle passen oder nicht. Dabei misst softfactors diverse Punkte, wie die Kompetenzen, das Stressverhalten, die Konfliktbearbeitung und Motivationstreiber und gewährt Einblicke in die Persönlichkeit der Bewerbenden.
Noch vor der Corona-Krise konnte ich mich für meine aktuelle Position bei softfactors vollständig digital qualifizieren. Diese Erfahrung zeigt, dass digitales Recruiting auf dem Vormarsch ist und keinesfalls nur eine Notlösung in Krisenzeiten.
Nach meiner ersten Woche bei softfactors fühle ich mich bereits als vollwertiges Teammitglied, obwohl ich meinen Kolleginnen und Kollegen noch nicht persönlich begegnet bin. Umso mehr freue ich mich auf das persönliche Kennenlernen – vielleicht auch ohne Handschlag, dafür mit viel Freude über den eingekehrten Alltag und mit neuer Motivation, die damit einhergehen wird.